PROCEDURE DEVIS DE BRANCHEMENT ET EXTENSIONS DE RESEAU
Un client qui sollicite un branchement ou une extension de réseau, se présente à l’accueil, muni d’une des pièces administratives et documents valides suivants :
-
Pour les particuliers:
- carte d’identité nationale,
- un passeport délivré au Niger,
- une carte diplomatique,
- permis de conduire délivré au Niger,
- carte consulaire, permis de séjour,
- carte professionnelle,
- acte de naissance,
- livret de famille,
- carte CEDEAO,
- une facture de consommation d’électricité du voisin immédiat,
- une procuration dument légalisée en cas de représentation du client par une tierce personne. La tierce personne devra également présenter sa propre carte d’identité.
- Pour les sociétés : Titre de représentation
- Pour les locataires: fiche de garant (document pré-imprimé fourni par la NIGELEC) signé par le propriétaire ou par un garant et légalisée par l’autorité compétente. En cas de non paiement des factures de consommation d’électricité, le garant pourra être poursuivi par la NIGELEC pour le recouvrement des fonds.
- Titre foncier, ou titre de détention coutumière, ou acte de cession, ou autorisation du propriétaire ou toutes justifications de la légalité de son installation sur le terrain ou l’immeuble à desservir.
- Pour les personnes pouvant bénéficier d’une subvention pour l’installation d’un branchement :
- document de franchise fourni par la DRH pour les agents de la NIGELEC ou tout autre justificatif établi par l’organisme habilité.
- Document de dispense de paiement immédiat. La dispense de paiement immédiat est accordée sur demande du client par la Direction Générale.
- Le plan de masse de l’emplacement de la parcelle (plan cadastral) pour la localisation du lieu du branchement ou les coordonnées GPS ;
- Autorisation éventuelle de la mairie.
L’agent accueil :
- Vérifie l’authenticité des pièces administratives et/ou documents qui lui sont présentés ;
- Conserve les photocopies des documents conformes et authentiques comme justificatifs au dossier de demande de branchement ;
- Assiste le client à remplir la demande de branchement ;
- Saisit la demande, à savoir toutes les informations portées sur le formulaire de demande notamment :
- type de fourniture
- identité du client ( a compléter)
- son statut : propriétaire ou locataire
- localisation du branchement
- caractéristiques du local à alimenter
- caractéristiques de l’alimentation à effectuer.
- liste des appareils
- type de la demande : nouvelle installation,
Et des informations complémentaires concernant les modalités de paiement, notamment:
- mode de paiement: immédiat (particulier) ou différé (gros client, Administration). Les particuliers devront s’acquitter totalement du montant du devis avant la réalisation des travaux de branchement (sauf exception).
- Convient d’une date et d’une heure de métré avec le client en fonction du planning des agents techniques et de la disponibilité du client
- saisit les informations suivantes :
- Date prévue pour le métré ;
- Date prévue pour le retrait du devis ;
- Imprime la demande de devis (ou ordre de visite) en trois exemplaires ;
- Appose son cachet et vise la demande de devis;
- Fait signer par le client la demande de devis ;
- Remet l’original de la demande de devis au client ;
- Transmet une copie de la demande de devis à la section technique chargée
de faire le métré
- Classe une copie de la demande de devis dans le dossier des demandes de
travaux
Agent Section technique :
- Reçoit la demande de devis ou ordre de visite ;
- Se rend sur le chantier en tenue de travail, avec son badge, un plan de la
- zone,Effectue la visite sur le terrain en présence du client ou de son représentant,
- Repère la localisation du lieu du branchement à partir des plans parcellaires
(PUH) et des plans de codification;
- S’assure de l’existence du réseau jusqu’au point de livraison;
- Choisit d’un commun accord avec le client, l’emplacement du compteur
convenable et accessible à tout moment aux agents de la NIGELEC;
- Matérialise cet emplacement;
- Mesure la distance entre l’emplacement du compteur et le réseau;
- Etablit au verso de l’ordre d’intervention, la liste du matériel nécessaire pour
la réalisation du branchement concerné;
- fait un croquis à main levée de l’emplacement du compteur sur la
parcelle et fait signer le client ;
- Fait un croquis et fournit des informations sur les obstacles, en cas de
branchement avec extension,.
- Confirme au client la possibilité des travaux.
- Reporte le métré effectué sur une fiche technique (document servant de base
à la préparation du devis) qui permettra d’établir la liste définitive du matériel
nécessaire.
- Réalise le schéma définitif en respectant les règles techniques relatives aux
travaux à réaliser.
- Note également la date, l’heure de l’intervention réalisée et le temps passé.
(Les délais de traitement répartis par activité et par acteur sont utiles pour le
suivi des performances).
- Note sur une autre fiche technique le métré éventuel relatif aux quotes-parts
et/ou à la participation du client à l’extension de réseau ;
- Confirme au client la date convenue avec l’agent d’accueil pour le retrait du
devis.
- Détermine la zone géographique dans le système de repérage géographique
NIGELEC (centre, zone, ilot, parcelle) sur laquelle le branchement doit être
effectué d’après le plan cadastral et le plan de codification géographique
NIGELEC.
- Inscrit la référence (ou les références en cas de branchements multiples) du
nouveau point de livraison sur le document de préparation du devis.
- Saisit le devis :
- le numéro de la demande de branchement (pour ne pas avoir à ressaisir les informations déjà présentes dans la demande)
- le délai de validité
- les conditions de paiement
- les informations relatives au métré (date et heure du métré, l’intervenant, le temps
- la date de réalisation du métré
- les signataires des devis.
- les informations portées sur les documents de préparation des devis (métré).
L’agent section technique :
- saisit le corps du devis par chapitre :
- Travaux de branchement
- Modification de branchement
- Renouvellement de branchement
- Travaux extension réseau avec participation
- Autres travaux à la charge du client
- Travaux à la charge de la NIGELEC.
- Vérifie que le montant des participations s’est bien positionné de façon
automatique en bas du devis
FICHE BRAN 01-05
Chaque chapitre comprend deux sous-ensembles : ?
- Le détail des prix
- Le détail du quantitatif.
Le détail du chapitre est composé:
- pour un devis type: à partir de la description standard du devis qui recense les composants et quantités. Cette description peut être adaptée aux spécificités du client (quantité d’article, ajout de matériel, prestations de main d’œuvre, tarif spécial, etc…)
- pour un devis à la demande : à partir du catalogue général (tarif devis) où figurent les prix de cession des éléments matériels, accessoires, prestations, etc…
- Doit fournir (cas de branchement):
- Les caractéristiques du branchement à réaliser
- Les renseignements pour le calcul éventuel de la participation
- les éléments nécessaires à la détermination des montants d’abonnement : mise en service ou non, puissance à souscrire, fourniture, nombre de jours d’utilisation si le branchement est temporaire.
Les montants relatifs à la partie abonnement sont alors calculés automatiquement :
- Avance sur consommation
- Remboursement caution ou avance sur consommation lorsque le chapitre traité entraine une modification de la puissance souscrite à l’abonnement
- Frais de pose compteur
- Doit fournir (cas d’extension) :
- Les caractéristiques du réseau
- Les éléments pour le calcul éventuel de la participation
- Confirme la saisie du devis et le rang du devis s’incrémente. (Le n° de devis
est composé : du centre demandeur, du numéro séquentiel de la demande,
du rang du devis). A chaque modification du devis, le rang est incrémenté.
- Imprime le devis en deux exemplaires et le signe ;
- Transmet le devis au chef hiérarchique
FICHE BRAN 01-06
Chef hiérarchique :
- contrôle et signe le devis ;
- transmet le devis à l’agent accueil
Agent accueil :
- reçoit le devis ;
- Remet le devis au client, pour approbation et signature, avec accusé de réception ;
- Classe les dossiers de demande par ordre séquentiel de numéros dans le
classeur « demandes de branchement ; devis en attente d’acceptation ». Ils restent en attente à l’accueil jusqu’à l’expiration de la date de validité du devis. Si le client ne se manifeste pas son dossier est fermé sans suite.
- renseigne le fichier de la fermeture du dossier
Le client accepte et signe le devis
Agent accueil :
- établit la facture en deux exemplaires ;
- fait signer la facture par le client et le chef d’unité ;
- remet la facture signée au client ;
- oriente le client à la caisse pour paiement
Caissier :
- encaisse la facture sur la base du numéro de demande de branchement ;
- édite le reçu de paiement et le remet au client ;
- oriente le client à l’accueil pour les formalités de souscription d’un contrat
d’abonnement
Agent Accueil :
- reçoit le client après paiement de la facture ;
- déclenche la procédure de souscription du contrat d’abonnement
(Voir chapitre sur l’abonnement suite branchement neuf)
- saisit une demande d’intervention pour l’exécution des travaux
- convient d’une date pour la réalisation des travaux en consultant le planning
des interventions
- saisit la demande d’intervention, notamment :
- code de l’intervenant
- date et heure prévues pour les travaux
- durée des travaux.
FICHE BRAN 01-07
(Cette saisie génère la demande de matériel (DM) qui est immédiatement disponible sur le logiciel du stock ).
- Imprime la fiche d’intervention et les quantitatifs de matériels prévus au devis
(demande de matériel ou DM) et les transmet à la section technique ;
- Fait signer la fiche d’intervention par le chef d’unité
Agent section technique :
- Reçoit la fiche d’intervention et les quantitatifs de matériels prévus au devis ;
- Se rend au magasin de l’unité, munis de la fiche d’intervention et les
quantitatifs de matériels prévus au devis pour la sortie du matériel
Le magasinier :
- Compare les éléments de la DM apportée par l’agent section technique et
ceux de la DM contenue dans son micro ;
- Consulte la situation du stock physique au magasin ;
- Constate que le stock disponible peut couvrir la demande de matériel ;
- Livre le matériel ;
- Edite le bon de sortie consécutif ;
- Fait signer le bon de sortie par l’agent section technique et le chef d’unité
- Transmet le bon de sortie à la DCF
Agent section technique :
- Récupère le matériel ;
- Se rend sur le terrain pour l’exécution des travaux ;
- Remplit la fiche d’intervention, notamment :
- la date et l’heure de l’intervention
- le temps passé
- l’index de pose,
- le numéro de compteur,
- la marque du compteur,
- l’emplacement du compteur ;
- le calibre du compteur,
- le réglage du disjoncteur,
- les références des plombs.
- les observations diverses ;
NB : En cas de difficultés liées notamment à une évaluation erronée ( problème de métré au niveau du devis ou d’accès aux installations) et à un changement imputable au client
FICHE BRAN 01-08
(localisation du compteur différente de celle initialement prévue) nécessitant une réactualisation du devis, l’agent devant faire le branchement note sur le devis les caractéristiques des compléments ou des modifications à apporter au devis.
Les travaux sont ainsi interrompus jusqu’à l’accord du client pour leur poursuite.
L’agent chargé du branchement convient avec le client d’une date pour la résolution du problème avec le responsable de l’unité. Cette date est reportée sur le devis.
Au retour d’intervention, l’agent chargé du branchement remet la fiche d’intervention et le devis à l’agent accueil
Agent accueil :
- reçoit la fiche d’intervention et le devis ;
- saisit :
- les caractéristiques de l’intervention effectuée ;
- les informations complémentaires (numéro du compteur posé, repérage compteur, référence des plombs).
L’abonné est ainsi créé et mis à jour dans le fichier abonné. Il sera facturé dès lors que la date de l’index de départ sera incluse dans la période de relève.
Lorsqu’un branchement est créé sans mise en service (sans pose de compteur, sans abonnement), le point figure dans la liste des abonnés avec un successeur 99. Il pourra donc faire l’objet de contrôle par le releveur.
Si une participation à l’extension de réseau a été facturée au nouvel abonné, le montant de cette participation est portée au crédit du compte du client qui a financé les travaux (propriétaire de l’extension), (référence avec code successeur=98)
FICHE BRAN 02-01
PROCEDURE DEPLACEMENT DE BRANCHEMENT DES KIOSQUES
Les branchements concernés sont ceux alimentant :
- les kiosques, boutiques, ateliers
- les abonnés ayant fait l’objet d’une mesure de déguerpissement,
- les
Un abonné figurant dans un des cas ci-dessus cités, qui sollicite un déplacement de branchement, se présente à l’ACCUEIL, muni de :
- la référence de son point de livraison, (fiche compteur, facture, etc…) et ;
- l’autorisation de l’autorité compétente.
Agent Accueil :
- vérifie la référence du point de livraison et la situation des impayés de
l’abonné ;
- exige de l’abonné qu’il solde ses impayés ;
- établit une fiche d’intervention (ou BIL) en deux exemplaires ;
- transmet la fiche d’intervention et la situation des impayés au chef d’unité ;
Chef d’Unité :
- vérifie la fiche d’intervention et le règlement des impayés ou la souscription
éventuelle d’un échéancier,
- porte la mention « accord pour déplacement »,
- signe la fiche d’intervention et appose son cachet ;
- transmet à la section technique la fiche d’intervention.
Agent section technique :
- Se rend au point de livraison.
- Procède à la dépose du branchement.
- Relève l’index de dépose et dresse sur la fiche d’intervention la liste du
matériel récupéré ;
- Signe et fait signer la fiche d’intervention par l’abonné ;
- Remet l’original de la fiche d’intervention( FDI) à l’abonné,
- Remet à l’abonné la partie du matériel qui lui revient (potelet, câble,
disjoncteur) en attendant le nouveau branchement à un autre emplacement
- Ramène le compteur dans l’unité ; ?
- Transmet la FDI à l’accueil pour résiliation du contrat d’abonnement
FICHE BRAN 02-02
Agent Accueil :
- Reçoit la FDI ;
- résilie le contrat d’abonnement (voir procédures résiliation normale),
- transmet la FDI et la situation du Point de Livraison au chef d’unité pour
écrasement du PL
NB : Les déplacements ne sont autorisés que dans les cas suivants :
- au sein de la même agence ou le même secteur;
d’une agence à une autre de la même Direction RégionaleAprès résiliation du contrat d’abonnement, écrasement du point de livraison, paiement du nouveau devis de branchement (le nouveau devis est établi conformément à la procédure devis de branchement avec la seule différence que l’agent devis doit tenir compte du matériel existant et techniquement réutilisable) et formalités de souscription du nouveau contrat d’abonnement (voir procédure de souscription de contrat d’abonnement) :
- le compteur déposé est transmis à l’unité chargée de gérer le nouveau point de livraison ;
- l’abonné remet son matériel et une copie de la FDI à la nouvelle unité pour l’exécution du nouveau branchement.
FICHE BRAN 03-01
PROCEDURE MODIFICATION DE PUISSANCE
Dans ce chapitre, il est décrit la procédure à suivre pour effectuer les opérations suivantes :
- augmentation de puissance :
- monophasé : de 3 à 6 KW ;
- triphasé : de 12 à 18 KW
- triphasé : de 18 à 30 kW
- diminution de puissance :
- monophasé : de 6 à 3 KW ;
- triphasé : de 18 à 12 KW
- triphasé : de 30 à 18 kW
FICHE BRAN 04-01
PROCEDURE AUGMENTATION OU DIMINUTION DE PUISSANCE
Un abonné qui sollicite une augmentation ou une diminution de puissance se présente à l’ACCUEIL, muni de :
- la référence de son point de livraison (fiche compteur, factures, etc..) ;
- une autorisation du propriétaire s’il est locataire.
Agent d’accueil :
- Vérifie la référence du point de livraison ;
- Vérifie la situation des impayés de l’abonné ;
- Exige le paiement intégral des impayés ;
- Edite une fiche d’intervention (FDI) en deux exemplaires ;
- Transmet la FDI à la section technique
Agent Section Technique :
- Reçoit la FDI ;
- se rend immédiatement au point de livraison :
- dresse sur la FDI, la liste du matériel nécessaire à l’intervention, la signe et
la fait signer par l’abonné ;
- transmet la FDI à l’accueil pour établissement de la facture d’intervention
Agent Accueil :
- Reçoit la FDI;
- Etablit et imprime la facture d’intervention en deux exemplaires et la vise ;
- Transmet la facture au chef d’unité pour signature ;
Chef d’Unité :
- Reçoit la facture et la signe
- Retourne la facture à l’accueil
Agent Accueil :
- Reçoit la facture ;
- Remet la facture au client pour paiement ;
- Oriente le client à la caisse
FICHE BRAN 04-02
Caissier :
- Encaisse la facture ;
- Edite un reçu de paiement en deux exemplaires
- Remet le reçu original au client
- Transmet le reçu duplicata et la copie de la facture à l’accueil ;
NB : le paiement de la facture génère la demande de matériel au cas où la modification de puissance nécessite une sortie de matériel
Plusieurs cas peuvent se présenter :
- La modification de puissance par simple réglage ou changement de disjoncteur ;
- La modification de puissance par changement de comptage ;
- La modification de puissance par changement de branchement
Dans les trois cas ci-dessus, la procédure est la même, décrite ci-dessous :
Agent Accueil :
- Reçoit de la caisse le duplicata du reçu de paiement ;
- Procède à la souscription d’un nouveau contrat d’abonnement avec
nouveau successeur (voir procédure de reprise d’abonnement ou
mutation)
- Procède à la résiliation de l’ancien contrat d’abonnement (voir
procédure de résiliation normale)
- Edite une FDI pour exécution des travaux ;
- Transmet la FDI à la section technique
Agent Section technique :
- Reçoit la FDI;
- Récupère (au cas échéant) le matériel nécessaire aux travaux;
- Se rend au point de livraison ;
- Exécute les travaux ;
- Dépose le comptage en cas de remplacement de celui-ci ;
- Renseigne la FDI ;
- Fait réintégrer le comptage au magasin
- Transmet la FDI à l’accueil ;
FICHE BRAN 04-03
Agent Accueil :
- Reçoit la FDI
- Saisit la FDI (la situation de l’abonné est ainsi mise à jour)