PROCEDURE  ABONNEMENT SUITE A UN BRANCHEMENT NEUF

 

Un client qui sollicite la souscription d’un abonnement après avoir effectué les formalités d’établissement du devis, se présente à l’accueil, muni de :

 

*son devis de branchement dûment signé par la personne mandatée ;

 

*des pièces administratives valides  suivantes :

 

  • Pour les particuliers:

 

  • carte d’identité nationale,
  • un passeport délivré au Niger,
  • une carte diplomatique,
  • permis de conduire délivré au Niger,
  • carte consulaire,
  • permis de séjour,
  • carte professionnelle,
  • acte de naissance,
  • livret de famille,
  • carte CEDEAO,
  • une facture de consommation d’électricité du consommateur précédent ou copie de sa police s’il s’agit d’une reprise d’abonnement ou de mutation,
  • une procuration dument légalisée en cas de représentation du client par une tiers personne. La tierce personne devra également présenter sa propre carte d’identité.

 

  • Pour les sociétés : Titre de représentation

 

  • Pour les clients exonérés: justificatif d’exonération de TVA et/ou justificatif d’exonération fiscale remis par l’administration du NIGER.

 

  • Pour les locataires: fiche de garant (document pré-imprimé fourni par la NIGELEC) signé par le propriétaire ou par un garant et légalisée par l’autorité compétente. En cas de non paiement des factures de consommation d’électricité, le garant pourra être poursuivi par la NIGELEC pour le recouvrement des fonds.

 

 

 

 

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FICHE ABON 01-02

 

L’agent accueil :

 

  • Vérifie l’authenticité des documents et informations qui lui sont fournis, notamment :

 

  • Les informations portées sur le formulaire de demande

 

  • Les pièces justificatives fournies par le client

 

  • La situation du payeur (Pas de litige, pas de précontentieux, pas d’impayés, pas de dossier de fraude).

 

  • Conserve les photocopies des documents conformes et authentiques comme justificatifs au dossier de demande d’abonnement.

 

  • Assiste le client à remplir la demande d’abonnement ;

 

  • Consulte le barème des polices d’abonnement ;

 

  • Informe le client du montant à verser pour souscrire le contrat (avance sur consommation puissance, avance sur consommation climatiseurs, frais de pose compteur, frais de timbre fiscal), pour accord,

 

  • Saisit la demande, à savoir toutes les informations portées sur le formulaire de demande y compris :

 

  • les références des pièces d’identité des signataires ;

 

  • la puissance souscrite ;

 

  • le tarif ;

 

  • le regroupement ;

 

  • la catégorie du client ;

 

  • le type de contrat (classique ou chantier) ;

 

  • la date d’expiration du contrat s’il s’agit d’un branchement provisoire (pour une cérémonie par exemple).

 

  • Edite une  facture en deux exemplaires comportantles éléments suivants:

 

  • l’avance sur consommation puissance ;

 

  • l’avance sur consommation sur climatiseur ;

 

  • les frais de pose compteur ;

 

  • les timbres à apposer sur le contrat.

 

  • Remet au client les deux exemplaires de la  facture ;

FICHE ABON 01-03

 

 

  • Invite le client à se présenter à la caisse pour paiement;

 

  • Garde le dossier de la demande de contrat en attente.

 

 

Le caissier :

 

  • Encaisse la facture de souscription ;

 

  • Appose le cachet « Payé » sur chacun des exemplaires de la facture ;

 

  • Edite le reçu de paiement ;

 

  • Remet la liasse de factures, le reçu de paiement et le timbre police au client ;

 

  • Réoriente le client vers l’agent d’accueil pour obtenir son contrat d’abonnement.

 

L’agent accueil :

 

  • Vérifie le reçu de règlement ;

 

  • Imprime le contrat d’abonnement  en trois exemplaires ;

 

  • Vise les trois exemplaires de contrat ;

 

  • Appose le timbre présenté par le client sur l’original de la police d’abonnement ;

 

  • Fait signer le contrat par le client et le chef d’unité ;

 

  • Remet l’original du contrat d’abonnement au client ;

 

  • Fait archiver une copie de ces documents dans le dossier du point de livraison.

 

  • Fait joindre une copie de chaque document au journal d’encaissement pour transmission à la comptabilité ;

 

  • Fait archiver électroniquement le contrat d’abonnement,

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

FICHE ABON 02- 01

 

 

PROCEDURE  ABONNEMENT SUITE  MUTATIONS (REPRISE D’ABONNEMENT)

 

Il s’agit de décrire dans ce chapitre, le déroulement du processus par lequel un client souscrit un contrat d’abonnement après la résiliation d’un précédent contrat au même point de livraison dans les différents cas de figure suivants :

 

  • Reprise d’abonnement après une résiliation normale ;
  • Reprise d’abonnement suite à une résiliation d’office

 

Un client qui sollicite la souscription d’un abonnement à un point de livraison avec contrat résilié,  se présente à l’accueil, muni de l’une des pièces administratives suivantes :

 

  • Pour les particuliers:

 

  • carte d’identité nationale ;
  • un passeport délivré au Niger ;
  • une carte diplomatique ;
  • permis de conduire délivré au Niger ;
  • carte consulaire ;
  • permis de séjour ;
  • carte professionnelle ;
  • acte de naissance ;
  • livret de famille ;
  • carte CEDEAO ;
  • une facture de consommation d’électricité du consommateur précédent ou copie de sa police s’il s’agit d’une reprise d’abonnement ou de mutation ;
  • une procuration dûment légalisée en cas de représentation du client par une tiers personne. La tierce personne devra également présenter sa propre carte d’identité.

 

  • Pour les sociétés : Titre de représentation

 

  • Pour les clients exonérés: justificatif d’exonération de TVA et/ou justificatif d’exonération fiscale remis par l’administration du NIGER.

 

  • Pour les locataires: fiche de garant (document pré-imprimé fourni par la NIGELEC) signé par le propriétaire ou par un garant et légalisée par l’autorité compétente. En

 

 

FICHE ABON 02- 02

 

 

  • cas de non-paiement des factures de consommation d’électricité, le garant pourra être poursuivi par la NIGELEC pour le recouvrement des fonds.

 

L’agent accueil :

 

  • Vérifie l’authenticité des documents et informations qui lui sont fournis, notamment :

 

  • Les informations portées sur le formulaire de demande ;

 

  • Les pièces justificatives fournies par le client ;

 

  • La situation du payeur (Pas de litige, pas de précontentieux, pas d’impayés, pas de dossier de fraude).

 

En cas d’impayés, une autorisation d’abonnement est délivrée par le chef d’unité

au client.

  • Conserve les photocopies des documents conformes et authentiques comme justificatifs au dossier de demande d’abonnement.

 

  • Assiste le client à remplir la demande d’abonnement ;

 

  • Consulte le barème des polices d’abonnement ;

 

  • Informe le client du montant à verser pour souscrire le contrat (avance sur consommation puissance, avance sur consommation climatiseurs, forfait pose compteur, frais de timbre fiscal), pour accord ;

 

  • Saisit la demande, à savoir toutes les informations portées sur le formulaire de demande y compris :

 

  • les références des pièces d’identité des signataires ;

 

  • la puissance souscrite ;

 

  • le tarif ;

 

  • le regroupement ;

 

  • la catégorie du client ;

 

  • le type de contrat (classique, …) ;

 

  • la date d’expiration du contrat s’il s’agit d’un branchement provisoire (pour une cérémonie par exemple).
  • Edite et transmet à la section technique, une fiche d’intervention pour le contrôle du comptage

 

 

FICHE ABON 02- 03

 

L’agent Section Technique :

 

  • Reçoit la fiche d’intervention pour la vérification de l’état du comptage;
  • Se rend sur le terrain ;
  • Remplit et signe avec le client, une attestation de plombage pour abonnement ;
  • Remplit et signe avec le client la fiche d’intervention au vu de l’état du compteur, notamment avec les informations suivantes :

 

  • Son nom, prénom et son matricule ;
  • Date et heure de l’intervention ;
  • L’index du compteur ;
  • Les caractéristiques techniques du compteur ;
  • Les numéros et l’état des plombs.
  • Retourne à l’accueil la fiche d’intervention dument remplie et l’attestation de plombage.

 

L’agent accueil :

 

  • Reçoit la fiche d’intervention et l’attestation de plombage ;
  • Edite une  facture en deux exemplaires comportant les éléments suivants :

 

  • l’avance sur consommation puissance ;

 

  • l’avance sur consommation sur climatiseur ;

 

  • les frais de pose compteur ;

 

  • les timbres à apposer sur le contrat.

 

  • Remet au client  les deux  exemplaires de la  facture ;

 

  • Invite  le client à se présenter à la caisse pour paiement;

 

  • Garde le dossier de la demande de contrat en attente.

 

Le caissier :

 

  • Encaisse la facture de souscription.

 

  • Appose le cachet « Payé » sur chacun des exemplaires de facture ;

 

  • Edite le reçu de paiement ;

 

  • Remet la liasse de factures,  le reçu de paiement et le timbre police au client.

 

  • Réoriente le client vers l’agent d’accueil pour obtenir son contrat d’abonnement.

 

FICHE ABON 02-04

 

L’agent accueil :

 

  • Vérifie le reçu de règlement ;

 

  • Imprime le contrat d’abonnement  en trois exemplaires ;

 

 

  • Vise les trois exemplaires de contrat ;

 

  • Appose le timbre présenté par le client sur l’original de la police d’abonnement ;

 

  • Fait signer le contrat par le client et le chef d’unité ;

 

  • Remet l’original du contrat d’abonnement au client ;

 

  • Fait archiver une copie de ces documents dans le dossier du point de livraison.

 

  • Fait joindre une copie de chaque document au journal d’encaissement pour transmission à la comptabilité ;

 

  • Fait archiver électroniquement le contrat d’abonnement,

 

  • Edite une fiche d’intervention destinée à la section technique pour la mise en service du compteur ;

 

L’agent Section Technique :

 

  • Reçoit la fiche d’intervention pour la mise en service du compteur;
  • Se rend sur le terrain ;
  • Procède au rétablissement de la fourniture d’énergie électrique ;
  • Remplit et signe la fiche d’intervention au vu de l’état du compteur, notamment avec les informations suivantes :
    • Son nom, prénom et son matricule ;
    • Date et heure de l’intervention ;
    • L’index du compteur ;
    • Les caractéristiques techniques du compteur ;
    • Les numéros et l’état des plombs
  • Retourne à l’accueil la fiche d’intervention dument remplie.

 

L’agent accueil :

  • Reçoit la fiche d’intervention ;
  • Saisit les éléments de la fiche d’intervention pour la mise à jour de l’état du compteur;
  • Archive une copie de la fiche d’intervention et de l’attestation de plombage dans le dossier point de livraison.

 

FICHE ABON  03- 01

 

PROCEDURE  ABONNEMENT  AVEC CONSOMMATION APRÈS RÉSILIATION

 

 

Un client qui sollicite la souscription d’un abonnement à un point de livraison avec contrat résilié et consommation après résiliation,  se présente à l’accueil, muni de l’une des pièces administratives suivantes :

 

  • Pour les particuliers: carte d’identité nationale, un passeport délivré au Niger, une carte diplomatique, permis de conduire délivré au Niger, carte consulaire, permis de séjour, carte professionnelle, acte de naissance, livret de famille, carte CEDEAO, le numéro du carnet de pension, une facture de consommation d’électricité du consommateur précédent ou copie de sa police s’il s’agit d’une reprise d’abonnement ou de mutation, une procuration dument légalisée en cas de représentation du client par une tiers personne. La tierce personne devra également présenter sa propre carte d’identité.

 

  • Pour les sociétés : Titre de représentation

 

  • Pour les clients exonérés: justificatif d’exonération de TVA et/ou justificatif d’exonération fiscale remis par l’administration du NIGER.

 

  • Pour les locataires: fiche de garant (document pré-imprimé fourni par la NIGELEC) signé par le propriétaire ou par un garant et légalisée par l’autorité compétente. En cas de non paiement des factures de consommation d’électricité, le garant pourra être poursuivi par la NIGELEC pour le recouvrement des fonds.

 

L’agent accueil :

 

  • Vérifie l’authenticité des documents et informations qui lui sont fournis, notamment :

 

  • Les informations portées sur le formulaire de demande d’abonnement

 

  • Les pièces justificatives fournies par le client

 

  • La situation du payeur (Pas de litige, pas de précontentieux, pas d’impayés, pas de dossier de fraude).

 

En cas d’impayés, une autorisation d’abonnement est délivrée par le chef d’unité  au client.

  • Conserve les photocopies des documents conformes et authentiques comme justificatifs au dossier de demande d’abonnement.

 

  • Assiste le client à remplir la demande d’abonnement ;

 

  • Consulte le barème des polices d’abonnement ;

 

  • Informe le client du montant à verser pour souscrire le contrat (avance sur consommation puissance, avance sur consommation climatiseurs, forfait pose compteur, frais de timbre fiscal), pour accord,

FICHE ABON 03-02

 

 

  • Saisit la demande, à savoir toutes les informations portées sur le formulaire de demande y compris :

 

  • les références des pièces d’identité des signataires ;

 

  • la puissance souscrite ;

 

  • le tarif ;

 

  • le regroupement ;

 

  • la catégorie du client ;

 

  • le type de contrat (classique, ) ;

 

  • la date d’expiration du contrat s’il s’agit d’un branchement provisoire (pour une cérémonie par exemple).

 

  • Edite et transmet à la section technique, une fiche d’intervention pour le contrôle du comptage

 

L’agent Section Technique :

 

  • Reçoit la fiche d’intervention pour la vérification de l’état du comptage;
  • Se rend sur le terrain ;
  • Remplit et signe avec le client, une attestation de plombage pour abonnement,
  • Remplit et signe la fiche d’intervention au vu de l’état du compteur, notamment avec les informations suivantes :

 

  • Son nom, prénom et son matricule ;
  • Date et heure de l’intervention ;
  • L’index du compteur ;
  • Les caractéristiques techniques du compteur ;
  • Les numéros et l’état des plombs
  • Eventuellement l’identité de celui qui a effectué la consommation

 

  • Retourne à l’accueil la fiche d’intervention dument remplie et l’attestation de plombage.

 

L’agent accueil :

 

  • Reçoit la fiche d’intervention et l’attestation de plombage ;
  • Constate la consommation après résiliation (index terrain du jour supérieur à l’index de résiliation)

 

Deux hypothèses peuvent se présenter :

 

HYPOTHESE I

 

Le nouveau client reconnaît avoir consommé à ce point de livraison et il accepte de prendre en charge la différence  d’index.

 

FICHE ABON 03- 03

 

 

Le responsable du Recouvrement :

 

  • Lui délivre une autorisation d’abonnement à l’index de résiliation ;
  • transmet par circuit interne le dossier à l’Agent Accueil.

 

 

L’agent Accueil :

 

A la réception des documents, déclenche la procédure d’abonnement

 

HYPOTHESE II

 

Le client ne reconnaît pas avoir consommé à ce point de livraison.

 

L’agent Accueil  transmet alors au RECOUVREMENT les documents ci – après :

 

  • la situation du point de livraison ;
  • la fiche d’intervention et l’attestation de plombage ;
  • la situation ou le relevé des impayés.

 

L’Agent Recouvrement :

 

  • ouvre un dossier et déclenche la procédure d’enquête en émettant un bon d’enquête ;
  • transmet le dossier au chef d’unité pour accord d’engager la procédure d’abonnement.

 

La procédure d’abonnement est ainsi engagée.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

FICHE ABON  04-01

 

PROCEDURE  GENERALE DES MISES A JOUR D’ABONNEMENT

 

 

Les éléments du contrat d’abonnement concernant un même abonné peuvent être modifiés soit à la demande de l’abonné, soit  à l’initiative de la société.

 

Il s’agit des mises à jour suivantes :

 

  • rectification de l’orthographe du nom ou de la raison sociale ;
  • rectification de l’adresse de l’abonné
  • modification de la domiciliation bancaire ou postale
  • modification code présentation ou code de regroupement ;
  • modification de code tarif sans modification technique (longue utilisation)
  • changement de compteur sans autres modifications
  • correction des numéros des plombs
  • recodification du point de livraison.
  • demande d’abonnement sans incidence financière (déclaration de nouveaux appareils acquis par l’abonné). Mais si la demande est de nature à changer la puissance, se référer  aux  procédures de modification de puissance.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

FICHE ABON  04-01

 

 

PROCEDURE  MISES A JOUR D’ABONNEMENT A LA DEMANDE DE L’ABONNE

 

L’abonné se présente à l’ACCUEIL,  muni des références de son point de livraison et des documents justifiant la demande de mise à jour (pièce d’identité, contrat d’abonnement etc…)

 

L’agent Accueil :

 

  • remplit la demande de mise à jour du contrat abonnement en trois (2) exemplaires et  la fait signer par l’abonné,
  • remet un exemplaire à l’abonné (copie blanche).
  • vérifie l’authenticité de la réclamation
  • – transmet le dossier au chef d’UNITE ou à une personne mandatée, pour étude et avis

Le Chef d’Unité ou Personne mandatée :

 

  • s’assure du bien-fondé de la demande de mise à jour,
  • signe et appose son cachet sur la demande de mise à jour
  • retourne le dossier à l’agent Accueil.

 

L’agent Accueil :

 

  • reçoit le dossier
  • met à jour le fichier abonné par saisie en temps réel (unités informatisées)
  • classe un exemplaire  dans le dossier de l’abonné

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

FICHE ABON  04-02

 

 

PROCEDURE  MISES A JOUR D’ABONNEMENT A L’INITIATIVE DE LA SOCIETE

 

Les mises à jour d’abonnement à l’initiative de la société surviennent généralement à la suite de l’exploitation des rapports établis par les équipes de terrain (releveurs, agents coupeurs, etc…) et des états d’anomalies à la facturation.

 

Le Chef d’Unité ou Personne mandatée :

 

  • reçoit une demande de mise à jour signée du chef section technique ou du chef section facturation ;
  • vérifie et contrôle l’état d’anomalie,
  • approuve et signe la demande de mise à jour ;
  • transmet le dossier  à l’Agent Accueil 

 

L’agent Accueil :

 

  • reçoit le dossier
  • met à  jour le fichier abonné par saisie en temps réel (unités informatisées)
  • classe un exemplaire  dans le dossier de l’abonné

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

FICHE ABON  01-02-03

oui
Encaissement des factures relatives à la souscription
Saisie de la demande d’intervention
Reçus
Demande d’intervention
Signature de contrats
Nouveau branchement

 

 

 

 

 

Devis accepté

Modification installation

(Renforcement/

/régression)

 

Passage obligatoire en résiliation

 

Devis accepté

Reprise d’abonnement

 

(Mutation)

Réglage du disjoncteur en plus ou en moins

 

Passage obligatoire en résiliation

Si devis de travaux
Reprendre la procédure travaux
Saisie de la demande d’abonnement

Saisie Bon de d’intervention

Retour d’info saisie attestation

Impression du récapitulatif des factures

Impression des factures

Numérotation et impression de la police
Récap
Factures
Avance sur conso
 
Police d’abonnement
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Compte rendu d’exécution
Exécution des travaux
Mise à jour des informations concernant l’abonnement
Classement électronique et physique des polices et contrats
Saisie du retour de la demande d’intervention
Dossier client